Автоматизация бизнеса

1. Когда нет плана окупаемости. Руководитель думает о расходах, а не об инвестициях. А значит, не планирует, за счет чего и в какой срок вложенные деньги вернутся.

2. Когда нет целей на автоматизацию. Руководитель не знает, какой эффект хочет получить. «Нам нужно автоматизировать закупки». А зачем? Ситуация напоминает покупку машины: «Продайте мне самую хорошую!». Человеку продают джип с пятилитровым двигателем и расходом 20 литров на сотню, а он на нем таксует по вечерам. В итоге переплата при покупке и издержки превышают доход от такси. Когда человек не знает, чего хочет — то платит дороже и получает не то.

Бизнес — это про деньги. И на автоматизацию нужно ставить финансовые цели. Хотите, чтобы бизнес стал быстрее, точнее и понятнее? Тогда посчитайте скорость, точность и понятность в деньгах. Для этого набросайте финансовую модель автоматизации.

Хорошо рассуждать об окупаемости автоматизации. Но ведь надо сначала в нее инвестировать. Нужно иметь в виду, а можете вы вообще потратить на нее деньги. Средства выгодно вкладывать, но надо сначала их где-то взять, рассмотрим на конкретных примерах.

Пример 1. Автоматизация работы менеджеров с расписанием — 3 000$. Срок реализации — 3 месяца. Срок окупаемости решения — 2 года.

Компания производит и продает гидравлическое оборудование для промышленных котлов. Годовой оборот — 1 500000$. Нужно обеспечить удобную работу менеджеров по продажам с расписанием, контрагентами, товарной номенклатурой, историей общения и финансов.

Вся номенклатура и контрагенты находятся в программе 1С, а менеджеры составляют свое расписание в календаре Google. Из-за этого страдает отчетность перед руководителем и возникает туманная ситуация с историей взаимоотношений с контрагентом.

Цели:

1. Ускорить внесение данных на 20%

2. Упростить контроль руководителя отдела продаж за деятельностью

3. Сократить трудозатраты руководителя на 20%

Для заказчика подобрано и внедрено решение, на основе Bitrix24. Информация о встречах и событиях автоматически теперь выгружается в календарь CRM Bitrix24Продавцы и руководитель работают в единой среде.

Пример 2. Автоматизация производственного учета — 4 000$. Срок реализации — три недели. Срок окупаемости — 1,5 года.

Компания продает и устанавливает климатическое оборудование. Оборот — 1000 000$ в год.

Есть проблема с учетом расходов на заказы — сложно рассчитать плановую и фактическую себестоимость.

Цели:

1. Ввести учет затрат по каждому заказу

2. Анализировать план-факт каждого заказа, прийти к точной калькуляции и увеличить прибыль на 20%

3. Предоставить собственнику отчеты о прибылях и убытках и движении денежных средств — бесценно

Сократились потери при расчетах заказа, выросли продажи из-за освободившихся менеджеров.

Пример 3. Автоматизация обслуживания покупателей — 15 000$. Срок реализации — 6 месяцев. Срок окупаемости — 2 года.

Розничная сеть с 10 торговыми точками. Оборот — 5 000 000$ в год. Нужно ускорить обслуживание покупателей и избавиться от очередей.

Цель:

1. Внедрить штрих-коды, автоматизированные весы и ККМ

2. Избавиться от очередей в период пиковых нагрузок (утро, вечер)

3. Увеличить оборот точки на 20%

Цена проектирования — 3000$, внедрения — 4000$, торгового оборудования и программ — 8000$. Окупаемость составит 2 года

1. Стоимость автоматизации от оборота компании = стоимость автоматизации/годовой оборот.

2. Стоимость от чистой прибыли = стоимость автоматизации/чистая прибыль.

По опыту внедрения, стоимость автоматизации участка в  бизнесе обходится от 3000$ до 10 000$. Получается меньше 0,5% от стандартного годового оборота компании и до 10% от стандартной годовой прибыли. Согласитесь — небольшие инвестиции при окупаемости около года.